Zásady zpracování osobních údajů

1. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je:

Pro uplatnění práv podle GDPR je nejrychlejší kontaktovat správce na e-mailu dominika.soustkova@gmail.com.

2. Základní zásady zpracování

Správce zpracovává osobní údaje zákonně, korektně a transparentně, pouze pro konkrétní účely a v přiměřeném rozsahu. Údaje nemají být uchovávány déle, než je potřebné.

• údaje nejsou prodávány třetím stranám,
• přístup k údajům je omezen na nezbytný rozsah,
• zvláštní kategorie údajů jsou zpracovávány pouze při existenci odpovídajícího právního důvodu podle čl. 9 GDPR,
• u analytických a obdobných nepovinných cookies je respektována volba návštěvníka,
• při změně účelu nebo nástroje jsou zásady aktualizovány.

3. Jaké osobní údaje mohou být zpracovávány

4. Odkud osobní údaje získáváme

Údaje správce získává především přímo od klienta nebo jeho zákonného zástupce, z online rezervačního systému, z komunikace, z bankovního převodu a fakturačních podkladů a z technického provozu webu.

U firemních služeb mohou základní organizační údaje pocházet také od objednávající organizace. Obsah individuální psychologické konzultace zaměstnance není standardně předáván zaměstnavateli.

5. Účely a právní základy zpracování

Pro různé účely mohou být použity různé právní základy podle čl. 6 GDPR:

Zpracování zvláštních kategorií osobních údajů se navíc řídí článkem 6 níže a čl. 9 GDPR.

6. Zvláštní kategorie osobních údajů

Při psychologickém poradenství může klient dobrovolně sdělit informace o duševním nebo zdravotním stavu a další údaje spadající do zvláštních kategorií osobních údajů podle čl. 9 GDPR.

Tyto údaje správce zpracovává pouze tehdy a v takovém rozsahu, v jakém pro konkrétní účel existuje odpovídající právní důvod podle čl. 9 GDPR. Pokud je pro určité zpracování nutný výslovný souhlas klienta, musí být takový souhlas získán způsobem odpovídajícím požadavkům GDPR; samotné potvrzení, že se klient seznámil s těmito Zásadami zpracování osobních údajů, takový výslovný souhlas samo o sobě nenahrazuje.

Klient rozhoduje, jaké informace v rámci konzultace sdělí. Správce omezuje rozsah pracovních poznámek a dalšího zpracování na informace, které jsou pro účel spolupráce skutečně potřebné. Zvláštní kategorie údajů mohou být uchovány nebo použity také tehdy, pokud je to nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků nebo pokud existuje jiná použitelná výjimka podle čl. 9 GDPR.

7. Nezletilí klienti a zákonní zástupci

Správce standardně pracuje s dětmi od 13 let, s mladšími po individuální domluvě. Rezervaci nezletilého vytváří zákonný zástupce, který poskytuje kontaktní a organizační údaje a souhlasy v rozsahu své zákonné kompetence.

Správce může v odůvodněných případech požadovat doložení oprávnění dítě zastupovat nebo souhlas dalšího zákonného zástupce. Při sporu mezi zákonnými zástupci může být služba odložena nebo neposkytnuta do vyjasnění situace.

Při práci s nezletilým je respektováno jeho soukromí, věk a vyspělost. Informace zákonnému zástupci jsou poskytovány pouze v rozsahu odpovídajícím právním a etickým povinnostem a bezpečí dítěte.

8. Vlastní rezervační aplikace

Nové online rezervace probíhají ve vlastní rezervační aplikaci, která funguje samostatně bez Cal.eu / Cal.com. Před odesláním rezervace klient samostatně potvrzuje souhlas s obchodními podmínkami včetně storna a seznámení se zásadami zpracování osobních údajů. Tato potvrzení nejsou předem zaškrtnutá.

Vlastní rezervační aplikace je dostupná na adrese rezervace.psychologdominika.cz. Při rezervaci přes tuto aplikaci se zpracovávají kontaktní a organizační údaje potřebné k rezervaci, zejména jméno, e-mail, telefon, zvolená služba, jeden vybraný termín, forma setkání, stav rezervace a záznam o potvrzení seznámení s podmínkami a zásadami soukromí. Před odesláním aplikace ověřuje e-mail. Rezervační formulář nepožaduje popis psychických obtíží ani terapeutické poznámky.

Interní aplikace kontroluje dostupnost a synchronizuje rezervované termíny s hlavním Google Kalendářem; u online konzultace může vytvořit odkaz Google Meet. Individuální rezervace se hradí bankovním převodem podle platebních údajů a QR kódu. Příchozí platby se evidují ručně; aplikace nečte bankovní oznámení ani e-mailové zprávy prostřednictvím Gmail API.

Google Calendar a Google Meet. Oprávněný správce propojuje kalendář poskytovatele s rezervační aplikací. Aplikace z něj získává informace o obsazených časových intervalech. Při změně termínu používá také identifikátory, stav a časové hranice událostí ve vybraném kalendáři, aby nezapočítala přesouvanou rezervaci jako cizí obsazenost. Tyto údaje používá ke kontrole dostupnosti a ke správě rezervovaných termínů. Rezervační události vytváří, aktualizuje a při stornu odstraňuje; u online konzultace může vytvořit odkaz Google Meet.

Do rezervační události se předávají organizační údaje nezbytné ke správě konkrétní rezervace, zejména jméno a kontakty klienta, služba, čas, forma či místo, stav rezervace, potřebné údaje o úhradě a potvrzených dokumentech a odkaz na správu rezervace. U firemní rezervace se zaznamenává firemní kontext bez osobní ceny zaměstnance a jeho variabilního symbolu. Kalendář není úložištěm terapeutických poznámek.

9. Online konzultace a elektronická komunikace

Online konzultace probíhají standardně prostřednictvím Google Meet. Pro organizační komunikaci mohou být podle situace použity Gmail, telefon a po dohodě také WhatsApp.

Klient by měl prostřednictvím běžných komunikačních kanálů sdílet pouze údaje, které jsou pro daný účel potřebné. Citlivý obsah je vhodné neposílat přes WhatsApp nebo běžnou organizační komunikaci, není-li to nutné nebo předem dohodnuté.

U e-mailového poradenství klient vědomě zasílá podklady potřebné pro písemnou odpověď. Tyto podklady mohou obsahovat zvláštní kategorie údajů a vztahují se na ně pravidla článku 6.

Klient odpovídá za soukromí svého prostředí a zařízení při online konzultaci. Poskytovatel standardně audio ani video konzultací nenahrává.

10. Pracovní poznámky a jejich uložení

Pro kontinuitu a kvalitu psychologického poradenství může správce vést stručné pracovní poznámky v rozsahu, který považuje za nezbytný.

• Elektronické poznámky: vedené v aplikaci Microsoft OneNote pouze lokálně v zařízení, bez cloudové synchronizace.
• Zabezpečení zařízení: tablet je chráněn PINem / heslem a přístup k němu má správce.
• Papírové poznámky: uchovávané v uzamykatelném boxu.
• Nahrávky: audio ani video konzultací se standardně nepořizuje.

Pokud by měl být výjimečně pořizován audio nebo video záznam, klient bude předem informován o účelu, rozsahu a době uchování a bude vyžádán odpovídající samostatný souhlas.

11. Členská sekce a registrace

Členská sekce poskytuje bezplatný přístup k podpůrným materiálům, e-bookům a pracovním listům. Pro vytvoření účtu jsou zpracovávány zejména jméno, e-mail a přihlašovací údaje v technickém systému Webnode.

Registrací uživatel není automaticky přihlašován k marketingovému newsletteru. Pokud by byl newsletter nebo jiný marketingový odběr v budoucnu zaveden, bude pro něj použit samostatný právní základ a odpovídající možnost odhlášení.

Uživatel může požádat o zrušení účtu prostřednictvím kontaktního e-mailu správce.

12. Firemní psychologická podpora

U firemních služeb mohou být zpracovávány kontaktní údaje objednávající organizace a údaje potřebné k organizaci služby.

Pokud je služba poskytována zaměstnancům individuálně, zaměstnavateli nejsou bez odpovídajícího právního důvodu poskytovány informace o obsahu jejich konzultací.

Případný výstup pro zaměstnavatele je standardně anonymizovaný a agregovaný tak, aby z něj nebylo možné běžně určit konkrétního zaměstnance.

Některé firmy mohou zaměstnancům předat neveřejný odkaz na rezervaci firemní služby. Aplikace eviduje rezervovaný termín a umožňuje poskytovateli zaznamenat účast nebo neúčast a připravit měsíční souhrn využití. Firmě se předávají pouze anonymizované a agregované výstupy; obsah konzultace ani individuální psychologické informace se zaměstnavateli nesdělují.

13. Příjemci, zpracovatelé a používané nástroje

Pro zajištění webu, rezervací, komunikace, analytiky, fakturace a plateb jsou využíváni zejména následující poskytovatelé:

• Webnode – webové stránky, členská sekce a související technická infrastruktura,
• Cal.eu / Cal.com – správa dříve vytvořených rezervací a souvisejících rezervačních údajů; nové rezervace probíhají ve vlastní aplikaci,
• VEDOS – hosting a databázová infrastruktura interní rezervační aplikace,
• Google – Gmail, Google Calendar, Google Meet, Google Analytics a související technické služby,
• WhatsApp / Meta – volitelná organizační komunikace, pokud je tento kanál použit,
• Fakturoid – fakturace a evidence souvisejících dokladů,
• bankovní poskytovatel – zpracování bankovních převodů a platebních údajů,
• orgány veřejné moci – pouze pokud je předání vyžadováno právním předpisem nebo zákonným rozhodnutím.

Interní aplikace používá Google Calendar pro dostupnost a synchronizaci termínů, případně Google Meet pro online konzultace a SMTP služby Webnode pro odchozí transakční e-maily. Gmail se v interní aplikaci nepoužívá ke čtení bankovních oznámení ani ke zpracování rezervací.

Microsoft OneNote je pro pracovní poznámky používán bez cloudové synchronizace; obsah těchto pracovních poznámek není záměrně ukládán do cloudového účtu Microsoft.

Šifrované zálohy Google Drive. Pro obnovu služby po poruše používá správce neveřejné úložiště Google Drive. Před přenosem jsou šifrovány zálohy rezervační databáze, provozní konfigurace a aplikačního obrazu. Databázová záloha může obsahovat stejné rezervační, kontaktní a evidenční údaje jako provozní databáze; šifrovaná konfigurace obsahuje také údaje potřebné k obnovení provozních připojení. Dešifrovací klíč není součástí odesílané sady. Google Drive tak přijímá šifrované soubory a jejich technická metadata. Přístup ke složce a klíči je omezen na oprávněné osoby a potřebné provozní nástroje.

Zálohy slouží k ochraně dostupnosti a obnově rezervační služby. Údaje získané prostřednictvím Google integrací se používají pro uvedené rezervační a provozní funkce; nejsou prodávány ani používány pro reklamu nebo výcvik obecných AI modelů. Integrace aplikace nepoužívá Gmail API ke čtení e-mailových zpráv ani bankovních oznámení. Google je poskytovatelem Calendar, Meet a zálohovacího úložiště; další podmínky zpracování a případného předávání mimo EHP jsou popsány v sekci příjemců těchto zásad.

14. Předávání údajů mimo EU / EHP

Někteří technologičtí poskytovatelé mohou mít sídlo nebo část infrastruktury mimo Evropský hospodářský prostor. Pokud dochází k předání osobních údajů do třetí země, používají se mechanismy uznávané GDPR, zejména rozhodnutí o odpovídající ochraně, standardní smluvní doložky nebo jiný použitelný právní mechanismus.

Rozsah a místo zpracování se může v čase měnit podle konkrétní konfigurace služeb jejich poskytovatelů; správce proto průběžně vychází z aktuálních podmínek používaných nástrojů.

15. Cookies, Google Analytics a technické nástroje webu

Web používá nezbytné cookies a může používat funkční, výkonnostní a marketingové / analytické cookies podle nastavení návštěvníka v cookie liště.

Pro měření návštěvnosti je používán Google Analytics. Analytické a jiné nepovinné technologie jsou používány v rozsahu odpovídajícím volbě návštěvníka a aktuálnímu nastavení cookie lišty.

Návštěvník může své preference cookies změnit prostřednictvím nastavení cookies na webu. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost předchozího zpracování.

16. Doba uchování osobních údajů

Údaje se uchovávají pouze po dobu potřebnou pro účel, pro který byly získány. V praxi se používají zejména tato pravidla:

• Rezervační, smluvní a běžné komunikační údaje: po dobu spolupráce a následně zpravidla nejdéle 3 roky od jejího ukončení, pokud není konkrétní důvod k delšímu uchování.
• Pracovní poznámky a zvláštní kategorie údajů: po dobu potřebnou pro poskytování služby a následně pouze po nezbytnou dobu, zejména pro kontinuitu spolupráce a ochranu právních nároků; běžně nejdéle 3 roky od poslední konzultace, není-li v konkrétním případě důvod pro kratší nebo delší uchování.
• Údaje potřebné pro právní nárok nebo spor: po dobu nezbytnou k určení, výkonu nebo obhajobě konkrétního nároku, a to i déle než výše uvedené obecné doby, pokud je to odůvodněné.
• Účetní, daňové a fakturační doklady: po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy.
• Záznamy o souhlasech a potvrzeních: po dobu, po kterou je potřeba doložit jejich udělení a související právní vztah.
• Účet členské sekce: po dobu existence účtu a následně pouze po nezbytnou dobu pro technické a bezpečnostní vypořádání.
• Cookies a analytické údaje: podle nastavení jednotlivých nástrojů a délky platnosti příslušných cookies.

Konkrétní doba může být kratší nebo delší, pokud to vyžaduje zákonná povinnost, probíhající spor, ochrana práv nebo technická povaha konkrétního nástroje.

Automatické zálohy rezervační databáze a provozní konfigurace uchováváme nejdéle 30 dní. Nevyužíváme je pro běžnou práci s klienty. Při obnově před návratem k běžnému provozu zohledníme novější opravy a požadavky na výmaz, které byly provedeny po pořízení obnovované zálohy. Provozní aplikační obraz bez databázových údajů a přístupových údajů můžeme uchovávat déle pro bezpečný návrat předchozí verze.

17. Zabezpečení údajů

Správce přijímá přiměřená technická a organizační opatření s ohledem na povahu zpracovávaných údajů a velikost praxe.

• tablet s pracovními poznámkami je chráněn PINem / heslem,
• OneNote s pracovními poznámkami není synchronizován do cloudu,
• papírové poznámky jsou v uzamykatelném boxu,
• přístup k údajům je omezen na nezbytný rozsah,
• rezervační formulář nezjišťuje popis psychických obtíží,
• audio ani video se standardně nepořizuje.

Žádný způsob elektronického přenosu nebo ukládání však nelze považovat za absolutně bezrizikový.

Identifikátory kalendářových událostí, Meet odkazy a připojení potřebné k synchronizaci jsou uchovány v rezervačním systému; obnovovací přístupový údaj ke kalendáři je chráněn šifrováním.

18. Práva subjektu údajů

Podle konkrétní situace může subjekt údajů uplatnit zejména:

• právo na přístup k osobním údajům,
• právo na opravu nepřesných nebo neúplných údajů,
• právo na výmaz, jsou-li splněny zákonné podmínky,
• právo na omezení zpracování,
• právo na přenositelnost údajů v případech stanovených GDPR,
• právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,
• právo kdykoliv odvolat souhlas, pokud je zpracování na souhlasu založeno,
• právo podat stížnost u dozorového úřadu.

Žádost lze zaslat na dominika.soustkova@gmail.com. Správce může v přiměřeném rozsahu ověřit totožnost žadatele, aby údaje nebyly zpřístupněny neoprávněné osobě.

Právo na výmaz není absolutní. Údaj nelze vymazat, pokud jeho další uchování vyžaduje právní povinnost nebo je nezbytné pro jiný zákonný účel, například obhajobu právních nároků.

19. Stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů

Pokud se subjekt údajů domnívá, že jsou jeho osobní údaje zpracovávány v rozporu s právními předpisy, může podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

20. Automatizované rozhodování a profilování

Při poskytování psychologických služeb nedochází k automatizovanému individuálnímu rozhodování, které by vůči klientovi vyvolávalo právní nebo obdobně významné účinky.

Google Analytics může v rámci technického měření vytvářet statistické a analytické výstupy podle nastavení této služby; ty nejsou používány k automatickému rozhodování o poskytování psychologické péče konkrétní osobě.

21. Závěrečná ustanovení

Tyto zásady mohou být aktualizovány zejména při změně používaných nástrojů, právních předpisů, rozsahu služeb nebo způsobu zpracování údajů.

Aktuální znění je vždy zveřejněno na webu správce. Podstatné změny budou podle okolností oznámeny vhodným způsobem.